Dlaczego Twój sklep pokazuje złe stany magazynowe (i jak to naprawić)

Paweł prowadzi sklep z akcesoriami biurowymi. Sprzedaje na Allegro, we własnym sklepie i obsługuje zamówienia hurtowe. Stany magazynowe trzyma w Fakturowni, a zamówieniami zarządza przez Sellasist.

Przyszedł do mnie z problemem, który zna chyba każdy właściciel sklepu internetowego: “Klienci zamawiają produkty, których nie mam na stanie. A te które mam - pokazują się jako niedostępne.”

Brzmi znajomo?

Skąd się biorą złe stany magazynowe?

W prostym modelu - jeden sklep, jeden magazyn - stany magazynowe są proste. Sprzedajesz sztukę, stan spada o jeden. Kupujesz towar, stan rośnie.

Problem zaczyna się, gdy masz kilka kanałów sprzedaży i kilka systemów. U Pawła wyglądało to tak:

Fakturownia była źródłem prawdy o stanach - tam trafiały przyjęcia towaru i tam wystawiane były faktury. Sellasist obsługiwał zamówienia i wyświetlał oferty na Allegro i w sklepie. Między nimi powinna działać synchronizacja.

I działała. Tylko że z kilkuminutowym opóźnieniem.

Kilka minut robi ogromną różnicę

Wyobraź sobie: masz 3 sztuki popularnego produktu. O 10:00 ktoś kupuje jedną na Allegro. Stan w Sellasist spada do 2. Ale synchronizacja z Fakturowni jeszcze nie przeszła - tam nadal widnieje 3.

O 10:02 przychodzi zamówienie hurtowe. Fakturownia rezerwuje 3 sztuki (bo tyle “ma”). O 10:03 synchronizacja wreszcie przechodzi - ale Fakturownia właśnie zarezerwowała towar, którego fizycznie jest już tylko 2.

Efekt: ktoś dostanie informację że produkt jest niedostępny, albo - gorzej - zamówienie zostanie przyjęte na towar, którego nie ma.

Przy kilku zamówieniach dziennie to nie problem. Przy kilkudziesięciu - rozbieżności rosną.

Drugie dno: rezerwacje

U Pawła był jeszcze jeden problem, którego sam nie zauważył. Poprzedni system synchronizacji nie uwzględniał rezerwacji. Gdy zamówienie trafiało do Sellasist, produkt był “zarezerwowany” - ale synchronizacja stanów nie wiedziała o tych rezerwacjach i podawała stany bez ich uwzględnienia.

Mówiąc prościej: w magazynie fizycznie było 10 sztuk. 3 były zarezerwowane pod zamówienia w trakcie realizacji. Synchronizacja raportowała stan: 10. Klienci zamawiali, bo widzieli że produkt jest dostępny. A potem Paweł nie mógł skompletować wszystkich zamówień.

To jest ten rodzaj błędu, którego nie widać w logach i statystykach. System działa, synchronizacja chodzi, żadnych errorów. Ale dane są nieprawdziwe.

Jak to naprawiłem

Przepisałem synchronizację od zera, z uwzględnieniem trzech rzeczy, które poprzednie rozwiązanie pomijało:

Rezerwacje. Nowa synchronizacja pobiera nie tylko stan magazynowy, ale też listę aktywnych rezerwacji. Stan dostępny = stan fizyczny minus rezerwacje. Klient widzi ile naprawdę może kupić, nie ile leży na półce.

Częstotliwość. Zamiast synchronizacji co kilkanaście minut - co minutę. Przy popularnych produktach kilka minut opóźnienia to wieczność. Minuta to kompromis między aktualnością a obciążeniem systemów.

Weryfikacja. Raz dziennie automatyczne porównanie stanów między Fakturownią a Sellasist. Jeśli się nie zgadzają - dostaję powiadomienie. Nie czekam aż klient zareklamuje brak towaru.

Napisanie i przetestowanie tego zajęło mi ponad tydzień - sam mechanizm synchronizacji to jedno, ale uwzględnienie wszystkich edge case’ów (co gdy rezerwacja wygaśnie? co gdy faktura zostanie anulowana? co gdy towar przyjdzie w trakcie synchronizacji?) wymagało dokładnego przemyślenia.

Efekty

Po miesiącu Paweł policzył: liczba reklamacji z powodu “zamówiłem a nie macie” spadła praktycznie do zera. Wcześniej było to kilka takich sytuacji tygodniowo.

Ale większy zysk był gdzie indziej - Paweł przestał ręcznie sprawdzać stany przed wysyłką. Wcześniej, nie ufając systemowi, i tak otwierał Fakturownię i weryfikował każde zamówienie. Teraz ufa danym w Sellasist, bo wie że są aktualne.

Na co zwrócić uwagę w swoim sklepie

Sprawdź opóźnienie synchronizacji. Jeśli Twoje stany aktualizują się co 15-30 minut - przy popularnych produktach możesz mieć problem. Im krócej, tym lepiej.

Zapytaj o rezerwacje. Czy Twój system synchronizacji uwzględnia zamówienia w trakcie realizacji? Jeśli nie - stan “dostępny” może być zawyżony.

Zrób test. Złóż zamówienie testowe i sprawdź czy stan od razu się zmienia we wszystkich kanałach sprzedaży. Jeśli na Allegro produkt nadal pokazuje starą ilość - masz opóźnienie.

Porównaj stany raz na jakiś czas. Wyciągnij listę produktów z jednego systemu i drugiego, porównaj ilości. Rozbieżności pokażą gdzie synchronizacja nie działa.

Masz kilka kanałów sprzedaży i nie jesteś pewien czy stany się zgadzają? Odezwij się - zrobię audyt Twojej synchronizacji i pokażę gdzie są luki.