Jak automatyzacja faktur zbiorczych wyeliminowała godzinę ręcznej pracy co 10 dni

Kasia prowadzi firmę dystrybucyjną. Sprzedaje przez kilka kanałów - własny sklep, marketplace, zamówienia telefoniczne. Jej model biznesowy opiera się na dwóch powiązanych firmach: jedna przyjmuje zamówienia i obsługuje klientów, druga zajmuje się magazynem i logistyką. Między nimi co 10 dni idzie rozliczenie - faktura zbiorcza za wszystkie wydania towaru z danego okresu.

Przyszła do mnie z frustracją: “Co 10 dni siadam na godzinę i ręcznie zbieram dane do faktury zbiorczej. Muszę przejrzeć wszystkie wydania z ostatnich dni, zsumować pozycje, sprawdzić stawki VAT, upewnić się że nic nie pominęłam. To jest żmudne, nudne i za każdym razem boję się że coś przegapię.”

Na czym polega problem z fakturami zbiorczymi?

Faktura zbiorcza to dokument, który obejmuje wiele transakcji z określonego okresu. Zamiast wystawiać osobną fakturę na każde wydanie towaru, zbierasz je i rozliczasz jednym dokumentem.

W teorii proste. W praktyce - koszmar, jeśli robisz to ręcznie.

Kasia rozliczała się w cyklach 10-dniowych: 1-10, 11-20, 21-koniec miesiąca. Dla każdego cyklu musiała:

• Przejrzeć wszystkie dokumenty WZ (Wydania Zewnętrzne) z danego okresu w Base
• Zweryfikować które WZ dotyczą której firmy
• Zsumować pozycje z odpowiednimi stawkami VAT
• Wystawić fakturę zbiorczą w systemie księgowym
• Sprawdzić czy kwoty się zgadzają

Przy kilkudziesięciu WZ w jednym cyklu to faktycznie godzina roboty. Trzy razy w miesiącu.

Gdzie się kryją błędy?

Ręczne zbieranie danych do faktury zbiorczej ma kilka typowych punktów, w których coś idzie nie tak:

Pominięte dokumenty. WZ wystawione ostatniego dnia okresu, tuż przed północą. Albo WZ które trafiło do systemu z jednodniowym opóźnieniem. Przy ręcznym przeglądaniu łatwo przeoczyć.

Złe daty okresów. Luty ma 28 dni, nie 30. Ostatni cykl w marcu kończy się 31-ego, nie 30-ego. Drobnostka - ale jeśli zbierasz WZ z 21 do 30 marca, a jedno zostało wystawione 31-ego, to na tej fakturze go nie będzie. A na następnej - pewnie też nie, bo następny cykl zacznie się od 1 kwietnia.

Stawki VAT. Większość produktów ma 23%, ale co gdy w jednym WZ jest pozycja z 8% albo zwolniona? Ręcznie łatwo wrzucić wszystko w jedną stawkę i nie zauważyć.

Kasia przyznała, że mniej więcej raz na dwa miesiące łapała błąd w fakturze zbiorczej - najczęściej pominięty WZ, rzadziej złą kwotę. Za każdym razem oznaczało to korektę, ponowne przeliczenie, wysyłkę poprawionego dokumentu.

Jak to zautomatyzowałem

Napisałem mechanizm, który robi dokładnie to co Kasia robiła ręcznie - ale bez ryzyka pominięcia i bez godziny siedzenia przy komputerze.

System automatycznie:

• W odpowiednim dniu (1-ego, 11-ego, 21-ego) zbiera wszystkie dokumenty WZ z poprzedniego okresu
• Filtruje je po firmie docelowej
• Sumuje pozycje z podziałem na stawki VAT
• Wystawia fakturę zbiorczą w systemie księgowym
• Wysyła mi potwierdzenie z podsumowaniem

Całość działa w tle. Kasia rano otwiera system i faktura już tam jest - gotowa do weryfikacji i wysyłki.

Napisanie i przetestowanie tego zajęło mi prawie dwa tygodnie. Najtrudniejsze okazały się dwa problemy.

Pierwszy: ostatni dzień miesiąca. Cykl 21-koniec miesiąca musi się zamknąć ostatniego dnia miesiąca - a ten jest różny (28, 29, 30 lub 31). Mechanizm musi wiedzieć kiedy zamknąć okres i wystawić fakturę, żeby data dokumentu była prawidłowa.

Drugi: dokumenty na granicy okresów. WZ wystawione 10-ego o 23:58 musi trafić na fakturę za okres 1-10, a nie 11-20. Brzmi oczywiste, ale przy automatycznym przetwarzaniu ważne jest precyzyjne filtrowanie po dacie i godzinie.

Efekty

Kasia nie siada już do faktur zbiorczych. Trzy godziny miesięcznie - odzyskane. Ale ważniejsze jest co innego: od wdrożenia automatyzacji nie było ani jednej korekty faktury zbiorczej. Zero pominiętych WZ, zero błędnych kwot.

To jest właśnie wartość automatyzacji powtarzalnych procesów. Nie chodzi o to, że komputer robi to szybciej (choć robi). Chodzi o to, że robi to tak samo za każdym razem. Nie ma “złego dnia”, nie ma pośpiechu, nie ma “a, pewnie to już policzyłam”.

Czy to ma sens w Twoim biznesie?

Faktury zbiorcze to tylko jeden przykład. Ten sam mechanizm działa wszędzie, gdzie powtarzalny proces wymaga zebrania danych z jednego systemu i wystawienia dokumentu w innym:

• Rozliczenia z podwykonawcami
• Faktury za usługi abonamentowe
• Zbiorcze dokumenty WZ do fakturowania
• Okresowe raporty sprzedaży z podziałem na kanały

Jeśli regularnie siadasz do ręcznego zbierania danych i wystawiania dokumentów - policz ile czasu na to tracisz w skali roku. Pomnóż godziny przez 12 miesięcy. Często wychodzi, że koszt automatyzacji zwraca się w ciągu 2-3 miesięcy.

Masz proces, który powtarzasz regularnie i za każdym razem zajmuje Ci czas? Odezwij się - ocenię czy da się go zautomatyzować i ile czasu zaoszczędzisz.