131 faktur do wysłania w KSeF - jak nie zwariować przy masowej wysyłce

Grudzień, koniec miesiąca. Klientka - Ania, sklep z artykułami dekoracyjnymi - dzwoni lekko zdenerwowana: “System do fakturowania się zawiesił. Miał wysłać faktury do KSeF za cały miesiąc, a wywalił się po dwudziestej. Reszta wisi.”

To było jeszcze przed obowiązkowym KSeF, w okresie testów. Ania chciała się przygotować wcześniej i zaczęła wysyłać faktury do KSeF dobrowolnie. Jej program do fakturowania (inFakt) miał integrację z KSeF, ale przy masowej wysyłce pojawiał się problem, którego nikt nie przewidział.

Dlaczego masowa wysyłka faktur do KSeF to problem?

KSeF przetwarza każdą fakturę osobno. Wysyłasz dokument, system go weryfikuje, nadaje numer KSeF i odsyła potwierdzenie. Na jedną fakturę potrzebuje od kilku sekund do nawet półtorej minuty - zależy od obciążenia.

Gdy masz 5 faktur dziennie - nie ma tematu. Wysyłasz, czekasz, dostajesz potwierdzenia.

Ale gdy masz 131 faktur do wysłania na koniec miesiąca? Przy najgorszym scenariuszu (półtorej minuty na fakturę) to ponad 3 godziny czekania. A jeśli w trakcie coś się zacina - cały proces staje.

Dokładnie to spotkało Anię. Jej system wysyłał faktury jedną po drugiej i czekał na potwierdzenie każdej zanim wyślał następną. Przy dwudziestej fakturze KSeF miał chwilowy problem - odpowiedź nie przyszła w oczekiwanym czasie. System uznał to za błąd i się zatrzymał.

Efekt: 20 faktur wysłanych, 111 nie. I pytanie - które z tych 20 faktycznie trafiły do KSeF, a które utknęły w połowie?

Problem jest szerszy niż się wydaje

To nie był jednorazowy przypadek. KSeF, jak każdy system centralny obsługujący miliony firm, bywa obciążony. Szczególnie pod koniec miesiąca, gdy wszyscy masowo wysyłają faktury. Szczególnie pod koniec kwartału. Szczególnie pod koniec roku.

Każdy właściciel sklepu, który wystawia więcej niż kilkanaście faktur miesięcznie, prędzej czy później spotka się z tym problemem. System do fakturowania próbuje wysłać, KSeF nie odpowiada w czasie, integracja się sypie, część faktur jest w KSeF, część nie, i nikt nie wie które.

Jak to rozwiązałem

Podszedłem do tego inaczej niż standardowa integracja. Zamiast wysyłać fakturę i czekać na potwierdzenie, mechanizm działa w dwóch niezależnych krokach:

Krok 1: Wysyłka. System bierze fakturę i wysyła ją do KSeF. Nie czeka na potwierdzenie - od razu bierze następną. Jak listonosz, który wrzuca listy do skrzynek i idzie dalej, zamiast stać i czekać aż ktoś otworzy drzwi.

Krok 2: Weryfikacja. Osobny proces sprawdza po jakimś czasie, które faktury zostały przyjęte przez KSeF, a które nie. Te które nie - idą ponownie.

Kluczowa różnica: jeśli KSeF ma chwilowy problem przy fakturze nr 20, reszta i tak się wysyła. A dwudziesta pójdzie ponownie przy następnym sprawdzeniu.

Napisanie tego zajęło mi dobre kilka dni, bo diabeł tkwi w szczegółach. Co jeśli faktura wysłana dwukrotnie? KSeF ją odrzuci z informacją że już istnieje - trzeba to obsłużyć. Co jeśli KSeF przyjmie fakturę ale potwierdzenie przyjdzie z opóźnieniem? Trzeba sprawdzać statusy, nie tylko wysyłać.

Efekty u Ani

Po wdrożeniu nowego mechanizmu wysyłka 131 faktur trwa kilkanaście minut zamiast kilku godzin. System nie zatrzymuje się na problemach z KSeF - po prostu wraca do nich później.

Od wdrożenia - zero zagubionych faktur. Każda albo trafia do KSeF za pierwszym razem, albo za drugim. Ania nie musi siedzieć i pilnować procesu.

Na co zwrócić uwagę w swoim biznesie

Przetestuj masową wysyłkę przed sezonem. Jeśli wystawiasz faktury automatycznie - sprawdź jak Twój system radzi sobie z wysyłką kilkudziesięciu na raz. Nie czekaj na koniec grudnia żeby się dowiedzieć.

Sprawdź co się dzieje gdy KSeF nie odpowiada. Czy Twój system ponawia próbę? Czy się zatrzymuje? Czy dostajesz powiadomienie? Lepiej to wiedzieć teraz niż pod koniec miesiąca z setką niewysłanych faktur.

Upewnij się że wiesz które faktury są w KSeF. Najgorsze co może się zdarzyć to niepewność - nie wiesz czy faktura poszła czy nie. Twój system powinien jasno pokazywać status każdego dokumentu.

Nie wysyłaj wszystkiego naraz pod koniec miesiąca. Jeśli możesz - wysyłaj faktury na bieżąco, nie w jednej paczce. Rozkłada obciążenie i zmniejsza ryzyko problemów.

KSeF jest obowiązkowy i nie da się go obejść. Ale da się go obsłużyć tak, żeby nie spędzać nad nim wieczorów pod koniec miesiąca. Jeśli Twoja integracja z KSeF sprawia problemy - napisz, pomogę ją usprawnić.